Enviado em 20/12/2018 - 15:04h
Boa tarde, comunidade!
Então, sou secretário de um conselho de uma casa estudantil e objetivo em 2019 digitalizar boa parte dos serviços – ainda hoje, é tudo no pape: atas, memorandos, notificações e so on. Mas nesses casos, tudo é um pouco mais fácil de se pensar, inclusive já tenho algumas alternativas, mesmo que temporárias. O que me incomoda ainda é sobre como levar ao século XXI o sistema de protocolos na casa, mas preciso explicar primeiro como ele funciona. O estudante morador quando quer, por exemplo, registrar justificativa de ausência em reunião obrigatória, pedido de transferência de quarto, recursos ou pedidos a departamentos administrativos, deve procurar a secretária da Fundação, que funciona somente em horário comercial, pedir uma folha de protocolo, preencher, e entregar ao funcionário responsável, que faz o registro do número de protocolo e data em caderno específico; em seguida, ele armazena em uma gaveta até um conselheiro ir buscar, isso poder demorar dias e dias. Depois de recolhido, o documento é analisado, deferido ou indeferido, assinado pelo conselheiro que analisou e retorna à secretaria – o que também demora, em média 2 semanas. Com vistas a agilizar isso, dando oportunidade ao morador de fazer o registro em qualquer hora, fora da secretaria, e facilitar seu acesso pelos conselheiros, necessito pensar em um método, de preferência que use software livre, para mudar esse quadro. Pensei em registro de protocolo por e-mail, em que o morador mande e-mail ao conselho e um software/site o numerasse adequadamente como número de protocolo junto a data, nesse modelo, deveria gerar uma relação de protocolos de igual forma. Estou aberto a sugestões, se vocês conhecem ferramentas que podem auxiliar nesse trabalho, por favor, gente, dá um help hahaha
Desde já agradeço,
Lucas C. Lopes.
Então, sou secretário de um conselho de uma casa estudantil e objetivo em 2019 digitalizar boa parte dos serviços – ainda hoje, é tudo no pape: atas, memorandos, notificações e so on. Mas nesses casos, tudo é um pouco mais fácil de se pensar, inclusive já tenho algumas alternativas, mesmo que temporárias. O que me incomoda ainda é sobre como levar ao século XXI o sistema de protocolos na casa, mas preciso explicar primeiro como ele funciona. O estudante morador quando quer, por exemplo, registrar justificativa de ausência em reunião obrigatória, pedido de transferência de quarto, recursos ou pedidos a departamentos administrativos, deve procurar a secretária da Fundação, que funciona somente em horário comercial, pedir uma folha de protocolo, preencher, e entregar ao funcionário responsável, que faz o registro do número de protocolo e data em caderno específico; em seguida, ele armazena em uma gaveta até um conselheiro ir buscar, isso poder demorar dias e dias. Depois de recolhido, o documento é analisado, deferido ou indeferido, assinado pelo conselheiro que analisou e retorna à secretaria – o que também demora, em média 2 semanas. Com vistas a agilizar isso, dando oportunidade ao morador de fazer o registro em qualquer hora, fora da secretaria, e facilitar seu acesso pelos conselheiros, necessito pensar em um método, de preferência que use software livre, para mudar esse quadro. Pensei em registro de protocolo por e-mail, em que o morador mande e-mail ao conselho e um software/site o numerasse adequadamente como número de protocolo junto a data, nesse modelo, deveria gerar uma relação de protocolos de igual forma. Estou aberto a sugestões, se vocês conhecem ferramentas que podem auxiliar nesse trabalho, por favor, gente, dá um help hahaha
Desde já agradeço,
Lucas C. Lopes.
