Bom, o artigo não teria graça sem o meu relato "oficioso", afinal de contas muita gente gosta de saber o que acontece nos bastidores dos projetos e eventos.

Desde 2004, quando realizamos o primeiro encontro do VOL, tinha o sonho de organizar um evento do site, com direito a ciclo de palestras e tudo mais. O problema é que nunca tive logística disponível. Para organizar um evento a primeira barreira é o local, ou você paga caro pelo aluguel de espaço ou consegue alguma parceria. Depois disso começa a maratona!

No dia 26 de janeiro do presente ano recebi um contato do Instituto Infnet, que me ofereceu toda a infra-estrutura para a realização do projeto. O único problema era o deadline do evento, eu teria SOMENTE 1 mês para criar o site do evento, reunir os palestrantes, abrir e gerenciar inscrições, rodar o material de gráfica, correr atrás de coffee break, filmagem, fotografia e coisitas a mais, e se contarmos que fevereiro é mês de carnaval, o prazo real seria de aproximadamente 3 semanas.

Como já faziam 6 anos que eu "imaginava" um evento do VOL, a definição de como seria o dia já estava na cabeça, bastou eu aproveitar o pouco tempo restante para pôr o que pretendia em prática.

Em 1 semana consegui lançar o site do Projeto VOLCON, que é o pai do VOL DAY. Para quem não sabe do que se trata, eis uma breve explicação:

"VOLCON (Viva o Linux Conference) é o projeto da comunidade Viva o Linux voltado para a organização e promoção de eventos de software livre.

Existem dois tipos de eventos promovidos pelo VOLCON, o principal, que ocorrerá uma vez por ano, sendo um fórum com duração mínima de dois dias e os "warm up" (eventos de aquecimento), também chamados de VOL DAY, que ocorrerão num único dia. "

Dia 06/02 foram abertas as chamadas de trabalho e inscrições para o primeiro VOL DAY. Em 1 semana conseguimos fechar a grade de programação, ponto para a proatividade dos membros do Viva o Linux, que prontamente se ofereceram a participar do evento enviando seus trabalhos. As inscrições permaneceram "mornas" até eu divulgar a grade de programação, que ocorreu no dia 16/02.

No dia 18/02 eu tive a ideia de, pela primeira vez na história do site, disparar um informativo para todos os membros cadastrados no site. Consequência: passei 5 dias (integrais :P) respondendo e-mails e no final deste período já não haviam mais vagas disponíveis para o evento.

Além dos 150 que preencheram as vagas, recebi outros 300 e-mails de interessados em comparecer que chegaram tarde (ou menos cedo!?). As vagas esgotaram faltando mais de 10 dias para o evento! Fora isso recebi centenas de e-mails de pessoas de outros estados cobrando uma edição do VOL DAY perto de sua cidade.

No decorrer de fevereiro praticamente respirei VOL DAY I. Dentre as tarefas a resolvidas posso citar:

• Layout (terceirizado) e criação do hotsite do evento;
• Contato com palestrantes;
• Gerenciamento de inscritos;
• Contatos e mais contatos com a pessoal da Infnet;
• Procura e negociação com patrocinadores;
• Produção de material promocional do evento: caneta, bloquinho, adesivo etc;
• Produção de banner em lona;
• Organização da grade de programação;
• Levantamento de hotéis próximos;
• Pesquisa de churrascaria para confraternização pós-evento (o que não ocorreu devido ao caos causado pela chuva torrencial na cidade);
• Criação, impressão e assinatura dos certificados;
• Contagem e verificação de camisetas para exposição (Juju meu amor, obrigado);
• Coffee break (valeu mamãe, salvou a pátria!)
• Fotografia (irmã Fravinha e cunhado Igão, nota 10)
• Filmagem (Jefinho zé menino, quebrou um galhão)

Cheguei ao Rio na véspera do evento, onde já me encontrei com o Celso Goya, membro do VOL desde 2003 e que me ajudou e MUITO na data do evento.

Bom, a partir daí todos já sabem o que aconteceu, com tudo preparado, com a presença de palestrantes acima da média, participantes amantes do GNU/Linux e com uma equipe organizadora que mais parecia uma família (sim, eram os meus familiares!), nada poderia ser diferente a um dia para ficar guardado na memória.

A história do Viva o Linux

A palestra de abertura do primeiro evento do VOL não poderia abordar outro tema se não o próprio VOL. Então como abertura resolvi, de forma comemorativa, contar a história do site, ou seja, como ele nasceu de algumas anotações em um arquivo texto para se tornar o projeto que é.

Para quem não viu ou deseja rever, abaixo um vídeo-reprise completo da palestra. Infelizmente essa foi a única palestra do evento filmada integralmente.