Indicações de software open source

Boa tarde!
Eu novamente kkkk.
A um tempo atrás coloquei um servidor para rodar aqui onde trabalho o GLPI e vem dando certo, em breve ele será levado aos usuários.
Nesse momento eu tenho necessidades em relação as notas fiscais.
A NF entra na portaria, o porteiro anota os dados dela, e no final aguarda alguem retirar, quando o responsável pela nota retira, ele assina em um livro.
Mas o que acontece é que essas notas nunca chegam na controladoria/faturmente, eles esquecem de entregar, deixam na gaveta, e quando o problema aparece o TI tem que resolver.
Eu queria indicações de sistemas de entrada de dados para isso.
Eu preciso que:
1 Nota entre no sistema
2 Nota saia do sistema com X responsável.
Meu sistema atual salva a entrada (hora, numero, etc) mas não salva quem pegou a nota. Tem que olhar no livro e normalmente está ilegível.
Então queria que o sistema, o porteiro pudesse ir lá e colocar que o usuário X pegou a nota e ainda assinou o livro.
Será que isso é possível?

Se é um problema simples eu acho que você poderia programar uma interface web para isso, não acha? Eu já cheguei a fazer isso como estagiário de TI.

Eu tenho um problema enorme onde eu trabalho, o setor de Ti é composto por um PJ que não é programador apesar de entender um pouco, onde ele gerencia tudo e é o total responsável pelo TI.
E eu sou um auxiliar, sem autorização nenhuma de programar nesse momento.
Por isso preciso de um software pronto que não depende de uma criação do 0, e que funcione sem a necessidade de programar.
Esse é a maneira que o TI onde trabalho atua.
Eles terceirizaram tudo, firewall, e-mail, site, tudo, nós mantemos o backup, eu dou suporte n1 e n2 e o suporte n3 se abre um chamado na TOTVs.
Por isso pra colocar um sistema aqui pra rodar via localhost, infelizmente no momento, só pode ser um software pronto, que mesmo que tenha mais recursos, será usado somente para esse fim.
E eu ainda não confio no meu código.
Pra vc ter ideia, eu coloquei o GLPI pra rodar via linux aqui, é a unica maquina que roda via linux, o resto tudo é Windows Server.

A melhor opção eu acho q é implementar uma planilha.quase todas as opções envolvem algum tipo de programação ou adaptação. Uma possibilidade, por exemplo, é pegar um siatema de ticket e ajustá-lo. Esse tipo de aistema é muito flexível e apenas renomeando alguns campos na tela é possível transformá-lo em muitos outros tipos de sistema. Um exemplo muiro bom é o osticket(é em php e fácil de alterar).

O próprio GLPI não faz isso?
Gerência > Documentos > Ítens encontrados > Notas.


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O GLPI é de responsabilidade do TI e (por ordem do meu chefe) deve ser usado apenas para o TI.
Preciso de algo independente para as notas.
Será que não existe nenhum software?